Conditions générales d'utilisation et de vente
(Exploité sous la dénomination commerciale Vanna par Freya SRL)
1. Identification du Prestataire
Vanna est la marque et le nom commercial exploités par :
Freya SRL
Société à responsabilité limitée
Siège social : Rue Albert Mockel 8, 1348 Louvain-la-Neuve, Belgique
N° de TVA : BE 0543.679.852
Représentée par : Anca Ioana Voicu, gérante
(ci-après dénommée « le Prestataire »).
Les présentes conditions générales d’utilisation et de vente (CGUV) régissent l'ensemble des activités de conseil stratégique et créatif, les formations, les événements, le répertoire de profils créatifs ainsi que l'utilisation du site web Vanna.
2. Champ d’application
Les présentes conditions s’appliquent à toute offre, devis, bon de commande, vente de billet, inscription à une formation ou utilisation de la plateforme conclus entre le Prestataire et tout utilisateur ou client professionnel (B2B), sauf stipulation écrite contraire. La souscription à un service, la signature d’un devis ou la création d’un profil sur le site implique l’adhésion pleine et entière aux présentes conditions. Toute condition contraire émanant du Client est inopposable sauf acceptation écrite expresse du Prestataire.
3. Nature des prestations de conseil
Le Prestataire fournit notamment des services de :
Consulting et design stratégique
Accompagnement créatif et direction artistique
Développement d’identité, positionnement et outils de marque
Animation d’ateliers et facilitation
Conseil en innovation et gouvernance créative
Les prestations de conseil et d'accompagnement constituent une obligation de moyens, et non une obligation de résultat.
4. Devis et formation du contrat
Les offres et devis sont valables 30 jours à compter de leur date d'émission, sauf mention contraire. Le contrat est définitivement formé à la signature du devis ou à la confirmation écrite (par email) du Client. Toute modification en cours de mission fera l’objet d’un avenant écrit ou d’une validation formelle des deux parties.
5. Modalités financières et conditions de paiement
5.1 Prestations ponctuelles de conseil
Acompte : 30 % du montant total HTVA sont facturés avant le début de la mission.
Solde : 70 % restants sont facturés à la livraison finale ou à l’issue de chaque phase clairement identifiée au devis.
L’exécution de la mission peut être suspendue en cas de non-paiement de l'acompte.
5.2 Prestations continues
Les missions récurrentes ou d’accompagnement sur la durée font l’objet d’une facturation mensuelle.
5.3 Délais de paiement et pénalités
Les factures sont payables à 14 jours date de facture. En cas de retard de paiement, conformément à la loi belge du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, les conséquences suivantes s'appliquent de plein droit et sans mise en demeure préalable :
Application d'un intérêt de retard au taux légal prévu par la loi du 2 août 2002.
Application d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée à 10 % du montant dû, avec un minimum absolu de 75 €.
6. Itérations et rounds de révision
Sauf mention contraire sur le devis validé, le cadre des révisions est fixé comme suit :
Missions de stratégie : 1 round de révision inclus.
Missions d'exécution graphique / visuelle : 2 rounds de révision inclus.
Un round correspond à une synthèse de retours consolidés transmis par le Client sur une livrable intermédiaire. Toute demande de révision supplémentaire fera l’objet d’une facturation additionnelle sur la base d'un tarif journalier de 600 € HTVA par jour de travail.
7. Participation à des pitchs créatifs et appels d'offres
En cas de participation du Prestataire à un pitch, appel d’offres ou réponse conjointe (via un intermédiaire ou un consortium) :
Si le contrat est remporté ou la mission attribuée, mais que le Prestataire est exclu du projet ou que sa participation est réduite de manière substantielle par rapport à l’offre initiale validée, le Client ou l’intermédiaire sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 30 % du montant total de l’offre soumise par le Prestataire, visant à indemniser le travail stratégique et créatif engagé.
8. Propriété intellectuelle des prestations B2B
Droits cédés : Sauf mention contraire écrite, les droits patrimoniaux d’exploitation des livrables protégés sont cédés au Client pour une durée de 3 ans, limitée stricto sensu aux usages définis dans le devis.
Extension d'usage et rachat : Toute extension (durée, territoire, support) fera l'objet d'un contrat complémentaire. Un rachat définitif des droits patrimoniaux s'effectue sur la base d'un coefficient multiplicateur de la mission (généralement x2 à x4).
Droits réservés du Prestataire : Le Prestataire conserve ses droits moraux inaliénables ainsi que le droit d'utiliser le projet à des fins de promotion (portfolio, réseaux sociaux, cas d'étude).
Méthodologies et outils : Les frameworks, méthodes de sprint, cartes-outils, modèles d'ateliers, structures narratives, templates Figma/Notion et systèmes de gouvernance créative restent la propriété exclusive de Freya SRL. Le Client obtient un droit d’usage interne non exclusif, non transférable et non cessible.
9. Confidentialité
Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité stricte des informations, documents et projets échangés dans le cadre des missions. Cette obligation de confidentialité reste en vigueur pendant 5 ans après la fin de la mission.
10. Limite de responsabilité
La responsabilité globale du Prestataire au titre de ses prestations de conseil est expressément plafonnée au montant total HTVA effectivement encaissé pour la mission concernée. Le Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu responsable des pertes indirectes, d'exploitation, de manque à gagner, de préjudice commercial ou des décisions stratégiques internes arrêtées par le Client.
11. Obligations du Client
Le Client s’engage à collaborer de bonne foi en fournissant les contenus, éléments techniques et validations nécessaires dans les délais convenus. Tout retard imputable au Client pourra donner lieu à un ajustement du planning et à une réévaluation des coûts de mobilisation des équipes.
12. Résiliation anticipée
En cas de résiliation unilatérale de la mission par le Client, l’acompte versé reste intégralement acquis au Prestataire et les prestations réalisées jusqu’à la date de résiliation sont dues au prorata du travail accompli.
Le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de résilier le contrat immédiatement si le Client adopte un comportement illégal, expose le Prestataire à un risque réputationnel majeur ou détourne les livrables de manière contraire à l'éthique.
13. Force majeure
Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations contractuelles si cette inexécution est due à un cas de force majeure tel que reconnu par le droit et les juridictions belges.
14. Clause de non-débauchage
Pendant toute la durée de la mission et pendant 12 mois après son terme, le Client s’interdit d’engager, d'embaucher, d'embaucher indirectement ou de sous-traiter en direct avec tout collaborateur, consultant, partenaire ou créatif mobilisé par le Prestataire dans le cadre de la mission. En cas de violation de cette clause, le Client s'engage à verser au Prestataire une indemnité forfaitaire compensatoire équivalente à 6 mois de rémunération brute du collaborateur concerné, avec un montant minimal de 15 000 € HTVA.
15. Billetterie et organisation d'événements
15.1 Absence de droit de rétractation
Conformément à l’article VI.53, 12° du Code de droit économique belge (CDE), l'achat de billets pour des événements à date fixe est exclu du droit de rétractation de 14 jours. Les réservations sont fermes.
15.2 Politique d'annulation et cession
Annulation à plus de 48h de l'événement : remboursement intégral du billet.
Annulation à moins de 48h de l'événement : aucun remboursement n'est accordé. Le titulaire peut néanmoins céder sa place à un tiers en informant le Prestataire par email (event@vanna.be) du nom et prénom du remplaçant avant le début de l'événement.
15.3 Annulation par l'organisateur
En cas d’annulation d’un événement du fait du Prestataire, les participants inscrits sont remboursés à 100 % de la valeur du billet dans un délai de 7 jours ouvrés.
15.4 Droit à l'image et RGPD lors des événements
Des photos et captations vidéo sont réalisées lors des événements pour nourrir les archives et la communication du Prestataire (site web, réseaux sociaux). Les participants ne souhaitant pas être photographiés sont invités à se signaler à l'accueil à leur arrivée. Conformément au RGPD et au droit à l'image belge, toute personne apparaissant sur une photo publiée peut demander son retrait immédiat sur simple email adressé à event@vanna.be.
16. Formations en présentiel
16.1 Annulation par le participant
Plus de 21 jours avant la session : remboursement à 100 %.
Entre 14 et 21 jours avant la session : remboursement à hauteur de 70 %.
Moins de 14 jours avant la session : aucun remboursement possible (possibilité de céder le ticket à un tiers après information du Prestataire).
(En vertu de l'art. VI.53, 12° CDE, l'achat de formation à date fixe ne donne pas lieu au droit de rétractation légal).
16.2 Quorum et annulation par le Prestataire
Les formations requièrent un nombre minimal d'inscrits. Si le quorum n'est pas atteint, le Prestataire se réserve le droit de reporter ou d’annuler la formation en prévenant les inscrits au moins 7 jours à l'avance et en procédant au remboursement intégral sous 7 jours ouvrés.
16.3 Matériel individuel
Sauf disposition contraire mentionnée sur la fiche du cours, les participants doivent se présenter avec leur propre matériel informatique en état de marche et munis de leurs licences logicielles à jour. Le Prestataire fournit l'infrastructure (Wi-Fi, alimentation).
17. Annuaire créatif (Directory) et régie publicitaire (Ads)
18.1 Responsabilité des annonces et profils
Les utilisateurs inscrivant un profil ou publiant une annonce déclarent garantir l'exactitude des données transmises. L’annonceur est seul responsable des visuels, logos, offres et descriptions qu’il met en ligne via la plateforme Vanna.
18.2 Indemnisation
L'annonceur garantit Freya SRL contre toute réclamation, action de tiers, poursuite en contrefaçon ou violation du droit des marques découlant des éléments visuels ou textuels fournis par ses soins.
18.3 Rôle de mise en relation
La plateforme Vanna fournit un service de visibilité "en l'état" (as is). Le Prestataire ne garantit aucun volume d'embauche, de conversion ou de résultat financier et n'intervient aucunement dans la négociation contractuelle entre les créatifs et les annonceurs ou recruteurs.
18. Modération du site et règles de conduite
Il est strictement interdit d'utiliser le site Vanna pour :
Publier des contenus diffamatoires, obscènes, haineux ou violant la loi belge du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination.
Collecter automatiquement des données (data scraping, extraction d'emails) à des fins de prospection commerciale non sollicitée.
Porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.
Le Prestataire se réserve le droit de supprimer sans préavis ni indemnité tout profil, message ou annonce non conforme aux présentes conditions.
19. Propriété intellectuelle du site et procédure de retrait (Takedown)
Les éléments constitutifs du site (structure, textes, graphismes, marque Vanna, concepts) sont protégés par le droit d'auteur appartenant à Freya SRL.
Les utilisateurs concèdent au Prestataire une licence d'hébergement et d'affichage non exclusive sur les contenus qu'ils soumettent sur le site.
Pour signaler toute atteinte aux droits d'auteur sur la plateforme, merci d'adresser une notification comprenant l'URL du contenu incriminé et les justificatifs de propriété intellectuelle à hello@vanna.be.
20. Responsabilité technique des services en ligne
Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès et le bon fonctionnement du site internet. Sa responsabilité ne saurait toutefois être engagée en cas de dysfonctionnement du réseau Internet, de pannes de serveurs, d'attaques informatiques ou d'interruptions temporaires pour maintenance.
21. Droit applicable et tribunaux compétents
Les présentes conditions générales sont exclusivement régies par le droit belge.
En cas de litige, les parties s'engagent à privilégier une résolution amiable. À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours, les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux francophones de l'arrondissement judiciaire du siège social de Freya SRL (Nivelles / Brabant wallon).